Modern Workplace: Office 365 - eine komplette Übersicht

Was ist Office 365 – Ein Überblick  

Microsoft Office ist eine Produktlinie, die fast drei Jahrzehnte zurück reicht. Frühe Versionen kombinierten hauptsächlich Word, Excel und PowerPoint zu einem Paket. Das seit 2011 verfügbare Office 365 unterscheidet sich von diesem älteren Bundle in zweierlei Hinsicht: Erstens ist es als monatliches oder jährliches Abonnement und nicht als unbefristete Lizenz verfügbar. Zweitens kombiniert es eine Reihe von Onlinediensten, einschließlich E-Mail- und Cloud-Dateispeicherung für Unternehmen. Hinzu kommen die herkömmlichen Desktop-Apps, wie Word und Excel. 

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Office 365 Business – viel mehr als Word und Excel  

Untersuchungen haben ergeben, dass Office 365 in Europa in der Cloud doppelt so populär ist wie Googles G Suite. Laut dem EMEA-Cloud-Bericht haben 43% der Unternehmen Office 365 verwendet. Nur 22% nutzen die G Suite von Google.   

Grund genug für uns, in diesem Blogbeitrag einmal auf die Vielzahl an Möglichkeiten einzugehen, die die Business-Lösungen in Office 365 eröffnen. Diese Business-Versionen bieten neben den klassischen Anwendungen Tools für verbesserte Zusammenarbeit und Verwaltungsapplikationen, die Unternehmen helfen sollen, die momentan schwierig zu überblickenden Sicherheits- und Compliance-Herausforderungen zu meistern.  

Office 365 ist komplex. Im Folgenden listen wir die wichtigsten Online-Services und verfügbaren Desktop-Apps auf, benennen die Vorteile und zeigen, was der Office 365-Admin wissen muss. 

 

Welche Online-Services beinhaltet Office 365?   

Die genaue Kombination von Apps und Services, die mit einem Office 365-Abonnement verfügbar sind, hängt von der ausgewählten Version ab.  

Die folgenden fünf Services gelten für alle Geschäfts- und Unternehmenspläne:  

 

Exchange Online  

Dieses Business-Class-E-Mail-Angebot gibt jedem Office 365-Abonnenten in Ihrem Unternehmen ein Postfach mit 50 GB. Mit dieser Funktion können Sie über einen Webbrowser oder in der Outlook-App auf Windows, Mac oder mobilen Geräten auf E-Mails zugreifen. Malware- und Spam-Filter sind ebenso integriert wie grundlegende Funktionen, z.B. wie gemeinsame Mailboxen. 

OneDrive for Business

Jeder Office 365-Abonnent erhält 1 TB persönlichen OneDrive-Speicher, wobei für jede Desktop-Plattform Synchronisierungsclients verfügbar sind. Der Windows 10-Client verwendet denselben Synchronisierungsclient wie der OneDrive-Verbraucherdienst, sodass die Daten an einem separaten Ort gespeichert werden. Mit der Funktion "Dateien on demand" können Benutzer sich die cloud-basierten Storages mithilfe des Datei-Explorers anzeigen lassen und verwalten. Zudem verfügen Administratoren von Office 365 Enterprise-Plänen über die Möglichkeit, Benutzer auf unbegrenzten Speicherplatz upzugraden, falls ein Terabyte nicht ausreichend ist. 

SharePoint Online 

Die SharePoint-Benutzeroberfläche ist jetzt schlanker als früher, sodass Teams-Dateien und Synchronisierungsinformationen im Datei-Explorer über denselben Desktop-Client wie im OneDrive freigeben können. Sowohl SharePoint als auch Exchange Online enthalten administrative Steuerelemente, um zu verhindern, dass Benutzer vertrauliche Informationen außerhalb der Organisation freigeben.   

Skype for Business und Microsoft Teams 

Diese beiden Plattformen für bessere Zusammenarbeit in Firmen erstrecken sich auf ein und dasselbe Gebiet und bieten Unified Communications, HD-Videokonferenzen und Instant Messaging für Office 365-Nutzer innerhalb einer Organisation oder auch über diese hinaus. Microsoft Teams soll hier vor allem für Unternehmen interessant sein, die bisher Apps wie Slack verwenden. 

Alle Enterprise-Pläne umfassen den sozialen Netzwerkdienst Yammer und Power BI Pro, ein fortschrittliches Business-Analyse-Tool.  

Office 365 Banner

 Welche Desktop-Apps sind in Office 365 erhältlich?  

Jeder Office 365-Plan mit Zugriff auf Desktop-Apps umfasst die folgenden Office 2016-Anwendungen für Windows 7 und höher sowie für MacOS: Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Nur auf Windows-PCs sind Access und Publisher verfügbar. Diese Apps werden automatisch auf die neueste Version aktualisiert, mit monatlichen Sicherheitsupdates und zweimal jährlich verfügbaren Funktionsupdates. 

Die Office 365-Abonnements geben jedem Benutzer, nicht jeden Gerät, eine Lizenz. Dies bedeutet, dass die Apps auf bis zu fünf Telefonen, fünf Tablets und fünf PCs oder Macs gleichzeitig installiert und verwendet werden können. Über ein Abonnementportal kann ein Benutzer Installationen verwalten, ohne Produktschlüssel eingeben oder sich um die Aktivierung kümmern zu müssen. Im Gegensatz dazu sind Dauerlizenzversionen von Office normalerweise nur für die Verwendung auf einem Gerät lizenziert und können nicht übertragen werden. Webbasierte Versionen von Word, Excel und PowerPoint bieten solide Tools, mit denen Sie Dateien bearbeiten können, die in OneDrive for Business gespeichert sind. Diese Tools funktionieren in jedem Desktop-Browser, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist. Die meisten Business-Pläne bieten auch Outlook online an. Auf mobilen Geräten sind Word, Excel, PowerPoint und Outlook für iOS und Android verfügbar. Diese ermöglichen das Anzeigen und Bearbeiten von Funktionen, wenn Sie sich mit einem aktiven Abonnement anmelden. Mobile Apps sind auch für Office 365-Dienste verfügbar, darunter OneDrive, Skype for Business und Microsoft Teams.   

 

Vorteile von Office 365 für Unternehmen   

Die Implementierung von Office 365 kann einer Firma viele Vorteile bringen. Vorteile, die darüber hinaus gehen, dass Ihre Mitarbeiter bloß etwas verwenden, das sie schon gewohnt sind.   

Die wichtigsten Vorteile von Office 365 kurz erläutert: 

  

  1. Arbeiten – von überall: solange sie eine Internetverbindung zu Verfügung haben, können Ihre Mitarbeiter weltweit auf die Office 365 Ressourcen zugreifen – egal ob im Homeoffice, auf dienstlichen Reisen oder im Büro. 

  2. Sicherheit und Zuverlässigkeit: Office 365 bietet, abhängig vom gewählten Plan, eine Vielzahl an Sicherheitsfunktionen. Hier die wichtigsten:  
     
    Mobile Device Management zum Schutz vor Datenverlust und -missbrauch, beispielsweise bei Handyverlust. 
     
    Advanced Threat Analytics: Analysiert das Netzwerk auf verdächtiges Verhalten. 
     
    Data Loss Prevention (DLP): Tools, die entweder als eigenständige Programme oder als zusätzliche Sicherheitsfunktionen, eingebettet in bestehende Office-Anwendungen, verfügbar sind. Letztere bieten den Vorteil, dass Aufwand und Kosten für die Einrichtung geringer ausfallen als bei externen Lösungen. Gerade für mittelständische Unternehmen mit einem überschaubaren IT-Budget stellen diese Modelle daher eine interessante Alternative dar. Ein Beispiel für solche Instrumente bilden die DLP-Features in Office 365. Dort können Nutzer mithilfe entsprechender Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust vertrauliche Informationen in Office 365 identifizieren, überwachen und automatisch schützen. 
     
    Im Bereich Security und Compliance bietet Office 365 eine Vielzahl an weiteren Funktionen und Tools. Sicherlich zu nennen sind an dieser Stelle noch die Multi-Faktor-Authentifizierung, Exchange Online Protection sowie das Threat Management. 

  3. Zahlung im Abonnement: Anstatt einer großen anfänglichen Investition bezahlen Sie nur die Anzahl an Usern und Tools, die Sie benötigen. Dies ist skalierbar und kann finanzielle Freiräume schaffen, die Sie für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens benötigen.

  4. Einfache Zusammenarbeit: Da alle Mitarbeiter mit denselben Versionen der entsprechenden Produkte arbeiten, die auch ohne aufwändiges Zutun der IT auf allen Devices automatisch installiert werden, gibt es keine Probleme mit der Kompatibilität. In der Cloud liegt nur eine Version eines Dokuments – mehrere Mitarbeiter können in Echtzeit zusammen arbeiten ohne Datenverlust. Auf einen Blick kann man dann nachvollziehen, wer wann was geändert hat.

  5. Aktualität: Da es sich um ein Abonnement handelt, werden die Desktop-Programme automatisch aktualisiert, sobald eine neue Version verfügbar ist. Wenn Ihr Abonnement aktuell ist, erhalten Sie die neuesten Versionen, die im Regelfall alle sechs Monate aktualisiert werden. 

   

Die entscheidende Frage: Welcher Office 365-Plan ist für Ihr Unternehmen richtig?   

Wie gezeigt, kann Office 365, die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, Compliance-Problemen aus dem Weg zu gehen und mit dem angemessenen Plan kann dies auch zu einem fairen Preis erreicht werden. Doch zwischen der Vielzahl an Tools und Möglichkeiten den richtigen Plan für Ihr Unternehmen zu wählen, ist keine leichte Aufgabe. Wir geben hier einen Überblick, was welche Pläne bieten und für welche Firmen sie geeignet sind.    

Office 365 Business Essentials umfasst nur die Onlinedienste, einschließlich Exchange Online und OneDrive for Business, ohne Zugriff auf Office-Desktop-Apps. Dieser Plan eignet sich für Organisationen, die E-Mail- und Cloud-Speicher verwalten möchten, aber bereits in Office-Desktop-Programme investiert haben. 

Office 365 Business lässt die meisten Onlinedienste weg und umfasst nur die Office-Desktop-Apps und OneDrive for Business. Dies ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, die einen einfachen Zugriff auf Office-Apps und Cloud-Speicher wünschen, ihre E-Mail jedoch nicht auf Microsoft-Server umstellen möchten. 

Office 365 Business Premium umfasst alle Online-Dienste und Desktop-Apps. 

Für größere Firmen bietet Microsoft vier Office 365 Enterprise-Pläne an, die eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern unterstützen. 

Office 365 ProPlus umfasst nur die Desktop-Apps und OneDrive for Business Cloud-Dateispeicher. Exchange Online-E-Mail oder andere Online-Dienste sind nicht enthalten. 

Office 365 Enterprise E1 bietet Online-Dienste und Online-Versionen der Office-Apps an, jedoch keine Desktop-Apps. Unternehmen, die sich an bestimmte Office-Editionen halten und E-Mail- und Cloud-Speicher auf die Server von Microsoft verschieben möchten, sollten diesen Plan wählen. 

Office 365 Enterprise E3 kombiniert das gesamte Sortiment an Online-Diensten und Desktop-Apps und ist der beliebteste Plan für größere Unternehmen. Es enthält erweiterte E-Mail-Speicher- und Erkennungsfunktionen um Rechts- und Compliance-Probleme zu lösen. 

Office 365 Enterprise E5 enthält einige erweiterte eDiscovery-Funktionen und rechtfertigt den höheren Preis mit den Sicherheitsfunktionen der Enterprise-Klasse. Beispielsweise ist jedes Office 365 Enterprise E5-Abonnement automatisch ein Endpunkt für Office 365 Threat Intelligence und kann in den erweiterten Schutz des Windows Defender integriert werden. 

Zusätzlich zu diesen vorkonfigurierten Plänen stehen Ihnen einzelne Office 365-Dienste à la carte zur Verfügung. Zusätzliche Pläne stehen auch für gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden und Bildungseinrichtungen zur Verfügung. Office 365-Pläne sind zudem als Teil eines relativ neuen Bundles namens Microsoft 365 verfügbar, das Windows 10 und die Verwaltungsplattform Enterprise Mobility + Security umfasst. 

  

Management von Office 365 – Was der Admin zu Office 365 wissen muss  

Office 365 enthält ein Verwaltungs-Dashboard, mit dem Administratoren Lizenzen, Abonnements, Funktionen und die Sicherheitseinstellungen verwalten können. Diese Konsole kann überwältigend sein und einige Funktionen können nur über PowerShell-Befehle verwaltet werden. Daher ist es auch für kleinere Unternehmen wichtig, einen erfahrenen Office 365-Administrator zu haben, der Benutzer verwalten und Sicherheitsoptionen ordnungsgemäß konfigurieren kann. Wenn Sie keine internen Mitarbeiter mit entsprechenden Schulungen haben, empfehlen wir dringend, diese Verwaltungsaufgabe an einen Managed Service Provider auszulagern. Durch die Managed Service Modelle sind Provider wie Elanity in der Lage, Ihnen hochspezialisierten Service zu einem fairen Preis anzubieten.   

Was der Admin für das Office 365-Management kennen muss:  

Office 365-Portal Benutzer können hier auf webbasierte Dienste zugreifen und Installationen von Office-Desktopanwendungen verwalten. 

Office 365 Admin Center Für Benutzer, denen auch Administratorrollen zugewiesen wurden, enthält dieses Portal Konfigurationsoptionen zum Verwalten von Benutzern und Gruppen, Lizenzen und Abrechnung. Optionen im unteren Bereich des Navigationsbereichs ermöglichen den Zugriff auf Admin Center für bestimmte Dienste wie Exchange Online und OneDrive for Business. 

Azure Active Directory-Verwaltungscenter Jedes Office 365-Geschäftsabonnement enthält außerdem ein kostenloses Azure Active Directory-Konto. Administratoren können Benutzer und Geräte über dieses Portal verwalten und Beziehungen zu externen Organisationen und vorhandenen lokalen Servern konfigurieren. Beachten Sie, dass einige Funktionen Premium-Azure AD-Abonnements erfordern.  

Sichern von Konten und Inhalten in Office 365   

Office 365-Dienste sind standardmäßig so konzipiert, dass sie sicher sind. Sie können an den Standardeinstellungen mehrere Änderungen vornehmen, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Sicherheit und Komfort zu erreichen. 

Aktivieren Sie zunächst die Multi-Faktor-Authentifizierung, indem Sie sich als globaler Administrator beim Azure Active Directory-Portal anmelden. Jeder Benutzer muss alternative Kontaktmöglichkeiten bereitstellen, z. B. eine Telefonnummer zum Empfangen von SMS-Nachrichten. Die Microsoft Authenticator-App ist vor allem als primäres Mittel zum Generieren von Einmalcodes oder zum Empfangen von Push-Benachrichtigungen für die Anmeldung bei Office 365-Diensten nützlich. 

Aktivieren Sie anschließend das Zurücksetzen des Self-Service-Passworts. Einen Link zu dieser Option finden Sie im Abschnitt Sicherheit und Datenschutz des Office 365 Admin Portal. 

  

Experten helfen, dass richtige Produkt zu finden  

Wie gezeigt, Office 365 bietet viele Vorteile für Unternehmen. Doch das richtige Produkt für Ihre Firma zu finden, ist eine komplexe Aufgabe: Welche Funktionen benötigen meine Mitarbeiter? Welche Sicherheits- und Compliance Standards müssen eingehalten werden und wie kann Office 365 dabei helfen? Wieviel Mehraufwand hat meine IT Abteilung, beziehungsweise wie kann ich eben diesen Mehraufwand verhindern? 

Wir von Elanity raten dringend dazu, vor Anschaffung eines Office 365 Plans einen Cloud-Experten und Managed Service Provider zu kontaktieren. IT-Consultants von Elanity können die komplexe Landschaft an cloud-basierten Lösungen für Unternehmen überblicken und haben die Erfahrung aus hunderten Projekten. Damit Sie nur das anschaffen, was Sie wirklich brauchen. 

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